Pääjärjestäjä Suomessa: Suomi-Venäjä-Seura ry
Kulttuurifoorumitoiminnan suomalaisena pääjärjestäjänä on keväästä 2004 toiminut Suomi-Venäjä-Seura. Seura koordinoi yhteistyökumppaneiden hakua ja foorumin hanketoimintaa Suomessa, valmistelee foorumitapahtumia sekä antaa neuvontaa toimintaan osallistuville. Suomi-Venäjä-Seura myös ylläpitää suomenkielistä kulttuurifoorumitoiminnan sivustoa sekä hanketietokantaa suomeksi ja venäjäksi.
Pääjärjestäjä Venäjällä
Kulttuurifoorumitoiminnan venäläinen koordinaattori vastaa yhteistyökumppanihausta Venäjällä, valmistelee foorumitapahtumia sekä antaa neuvontaa toimintaan osallistuville sekä ylläpitää venäjänkielistä suomalais-venäläisen kulttuurifoorumitoiminnan sivustoa osoitteessa: http://kultforum.ru/.
Ohjaus ja rahoitus Suomessa: Opetus- ja kulttuuriministeriö
Opetus- ja kulttuuriministeriö ohjaa ja rahoittaa kulttuurifoorumitoimintaa Suomessa. Kulttuuriministeri toimii suomalaisen foorumityöryhmän puheenjohtajana.
Ohjaus ja rahoitus Venäjällä: Venäjän kulttuuriministeriö
Venäjän kulttuuriministeriö ohjaa ja rahoittaa kulttuurifoorumitoimintaa Venäjällä. Kulttuuriministeri toimii venäläisen foorumityöryhmän puheenjohtajana.
Päätöksen teko: Suomalainen ja venäläinen työryhmä
Suomalais-venäläistä kulttuurifoorumitoimintaa johtavat ja koordinoivat suomalainen ja venäläinen työryhmä. Työryhmiä johtavat maiden kulttuuriministerit ja niissä on edustettuina molempien maiden alueelliset kulttuurihallinnot.
Alueelliset kulttuuriverkostot Suomessa ja Venäjällä
Molempien maiden alueelliset kulttuurihallinnot osallistuvat työryhmätyöskentelyn lisäksi aktiivisesti yhteistyökumppanihausta tiedottamiseen. Suomessa Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskusten) lisäksi verkostotyöskentelyyn osallistuvat Taiteen kehittämiskeskuksen alueelliset toimipisteet ja Aluehallintovirastot (AVIt).